AXI Privacy & Cookie Policy

AXI respecteert en beschermt uw privacy. 
In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonlijke gegevens AXI van u verzamelt en hoe en waarom we deze gegevens gebruiken en beschermen.

Toepasselijkheid

Dit beleid geldt voor AXI NV, AXI BV en Ground lion NV verder aangeduid als “AXI”.
AXI NV is de moedermaatschappij en daarmee aangewezen als verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. 
De inhoud van deze privacyverklaring is van toepassing op de gegevensverwerking via de websites van AXI, services, apps en software en in het algemeen op de communicatie die AXI met u voert.
Om u en uw bedrijf optimaal van dienst te kunnen zijn, is het noodzakelijk dat AXI contactgegevens en andere informatie over u bijhoudt en gebruikt. 
Uw persoonsgegevens worden daarbij door ons verwerkt met inachtneming van de GDPR (General Data Protection Regulation) of AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze verordening geldt vanaf 25 mei 2018.

Persoonsgegevens die wij verzamelen en gebruiken

AXI verzamelt en gebruikt persoonsgegevens enkel om welbepaalde redenen. We beperken ons steeds tot wat echt nodig is.

• In het kader van onze contractuele overeenkomsten houden we vanzelfsprekend contactgegevens (naam, functie, adres, postcode, plaats, e-mailadres en telefoonnummer) bij om met u te communiceren over soortgelijke producten of diensten. 
• Als AXI medewerkers uw visitekaartje met uw contactgegevens ontvangen, worden deze opgenomen in ons CRM-systeem, zodat AXI contact met u kan onderhouden. 
• Via het invulformulier op onze websites, via directe of telefonische gesprekken of bij het inschrijven voor een event geven we u de gelegenheid ons uw contactgegevens (naam, functie, adres, postcode, plaats, e-mailadres en telefoonnummer) en uw interesses kenbaar te maken. Met uw toestemming zullen we deze gegevens daarna verder gebruiken om u informatie te mailen over onze producten en diensten. Bij elke communicatie via e-mail, bieden wij u de gelegenheid om u uit te schrijven. 
• Op beurzen/events kan AXI foto’s maken ten behoeve promotionele en/of marketing doeleinden, waaronder begrepen het gebruik van de foto’s op LinkedIn of andere social media. In een dergelijk geval zal AXI zich inspannen uw voorafgaande toestemming te verkrijgen, voorafgaand aan het maken of het gebruik van de foto. Indien u bezwaar heeft tegen het gebruik van een foto kunt u dat kenbaar maken aan AXI, waarna AXI onverwijld de desbetreffende foto zal verwijderen. 
• Daarnaast kunnen we uw gegevens gebruiken om u te vragen mee te doen aan een vrijblijvend klanten- of marktonderzoek. Soms voeren andere bedrijven dit onderzoek in opdracht voor ons uit. We geven dergelijke bedrijven dan uw e-mailadres of telefoonnummer, zij moeten zich dan uiteraard ook aan dit privacybeleid houden. 
• De AXI websites maken gebruik van cookies. We maken gebruik van noodzakelijke cookies, voorkeurscookies, statistische cookies en marketingcookies. 
  
  De noodzakelijke cookies zijn minimaal nodig om de AXI websites goed te laten werken. Volgens de wet mogen wij de noodzakelijke cookies op uw apparaat opslaan. Voor alle andere soorten cookies hebben wij uw toestemming nodig.
  
  Voorkeurscookies bieden ons de mogelijkheid om uw gebruikerservaring te optimaliseren. Na expliciete toestemming verzamelen voorkeurscookies informatie over uw keuzes en voorkeuren; zoals taal en regio. De informatie die de voorkeurscookies verzamelen, doen geen inbreuk op uw recht op privacy. 
  
  De statistische cookies worden gebruikt voor analyse en onderzoek. Na expliciete toestemming brengen de statistische cookies het gebruik van de AXI websites anoniem in kaart. De informatie die statistische cookies verzamelen, doen geen inbreuk op uw recht op privacy.
  
  Marketingcookies worden gebruikt om u te volgen wanneer u de verschillende AXI websites bezoekt. De marketing cookies genereren in de door AXI gebruikte CRM software gegevens over hoe u de AXI websites gebruikt. Ze zorgen voor een optimale wisselwerking met social media zoals LinkedIn en Facebook. Tevens bieden ze de mogelijkheid om u relevante advertenties aan te bieden.  
  
  Via de CookieBot cookiebar op de AXI websites kunt u uw cookievoorkeuren wijzigen. In uw browserinstellingen kunt u het plaatsen van cookies uitsluiten, maar mogelijk zult u bepaalde functionaliteit dan niet kunnen gebruiken. Als u meer wil weten over cookies en hoe u ze kunt verwijderen of weren, verwijzen we u graag door naar ‘Help’ in uw browser.
• Sollicitanten zijn van bij het begin van de procedure op de hoogte dat hun CV kan worden bijgehouden in de wervingsreserve en dit gedurende maximum 3 jaar in België en 4 maanden in Nederland, om hun eventueel nog te kunnen contacteren voor gelijkaardige functies. Nadien worden ze volledig verwijderd.
• Met het oog op de bescherming van onze eigendommen zijn rond en binnen onze gebouwen CCTV-camera’s opgesteld. De opnames hiervan worden gedurende maximaal 4 weken bewaard, maar enkel geraadpleegd, bekeken en langer bewaard (tot het moment dat het incident is afgehandeld) ingeval er zich een incident heeft voorgedaan.

 
Hoe beveiligen wij uw gegevens?

• Dat we informatiebeveiliging en de kwaliteit van de beheersprocessen heel belangrijk vinden, wordt bevestigd door respectievelijk de behaalde NEN-EN-ISO/IEC 27001:2017 certificatie en het ISAE 3402 type II rapport. 
• Alle werknemers van AXI ondertekenen een vertrouwelijkheidsovereenkomst, waarin zij de verplichting op zich nemen de informatie waarmee ze in het kader van hun functie in contact komen, steeds als strikt vertrouwelijk te behandelen. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen, krijgen opleiding en worden regelmatig bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheid.
• AXI beschikt over een sterk beveiligde ICT infrastructuur, die grotendeels staat opgesteld in externe Tier 3 datacenters in de Europese Economische Ruimte.
• Persoonsgegevens worden niet voor eigen doeleinden of die van derden verwerkt en niet doorgestuurd naar een land gelegen buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij dit land adequate bescherming biedt.
• Indien AXI voor bepaalde diensten gebruik maakt van externe partijen, partners of onderaannemers, sluiten we verwerkersovereenkomsten, waarin hun verplichtingen op vlak van vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging zijn bepaald. Indien uw gegevens aan hen worden toevertrouwd, krijgen zij een duidelijke opdracht en worden deze gegevens uitsluitend hiervoor gebruikt. 

Bewaartermijnen

Uw gegevens worden zorgvuldig behandeld zodat ze correct en up-to-date zijn. We bewaren uw gegevens voor zolang als nodig is om te voldoen aan onze contractuele en/of wettelijke verplichtingen. Daarna worden alle nog aanwezige persoonlijke gegevens verwijderd of onherkenbaar gemaakt overeenkomstig onze klantenovereenkomsten. 

Zo geldt als uitgangspunt dat:

• Facturen en contactgegevens voor de uitvoering van de overeenkomst 7 jaar worden bewaard in verband met de fiscale bewaarplicht.
• Foto’s maximaal 1 jaar worden bewaard.
• Camerabeelden - tenzij een incident heeft plaatsgevonden - maximaal 4 weken worden bewaard.

Uw rechten als betrokkene

• U heeft het recht de gegevens die we over u verzamelen, op te vragen, te laten corrigeren of aan te vullen. 
• Onder bepaalde voorwaarden heeft u ook het recht ons te vragen uw gegevens te wissen of wel te bewaren, maar niet meer verder te verwerken (bijvoorbeeld voor de onderbouwing van een rechtsvordering). 
• Indien u meent dat AXI niet rechtmatig met uw persoonsgegevens omgaat of de wet overtreedt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (in België) of bij de Autoriteit Persoonsgegevens (in Nederland). 
• Als wij uw gegevens verwerken op grond van een door u verleende toestemming, heeft u ook het recht uw persoonlijke gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te (laten) dragen.

Wijzigingen en vragen

Vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens of verzoeken om deze gegevens te corrigeren, aan te vullen of te wissen, kunt u, vergezeld van een motivatie voor uw vraag, on-line ingeven of mailen naar onze functionaris voor gegevensbescherming via DPO@axi.be of DPO@axi.nl of per post bezorgen aan AXI NV, Functionaris voor gegevensbescherming, Molenweg 107, 2830 Willebroek (België), waarna wij u uiterlijk binnen de vier weken antwoorden. 

Ook met alle overige vragen omtrent persoonsgegevens kunt u terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming, die u kunt bereiken via voormelde contactgegevens.
Deze privacyverklaring kan door ons worden gewijzigd. De gewijzigde versie wordt altijd op onze website kenbaar gemaakt. 
 
Versie van 12/12/2019
 
AXI NV - Molenweg 107, 2830 Willebroek (België)